Informatierechten van (minderheids)aandeelhouders
Minderheidsaandeelhouders brengen kapitaal in, maar hebben in de praktijk vaak beperkte invloed op de strategische koers van de vennootschap. Juist daarom is toegang tot tijdige en volledige informatie cruciaal: zonder adequate informatie is het immers moeilijk voor aandeelhouders om weloverwogen te stemmen tijdens de algemene vergadering en (voorgenomen) besluiten van het bestuur op waarde te schatten.
In de praktijk zien wij echter dat minderheidsaandeelhouders soms niet of zeer beperkt worden geïnformeerd door het bestuur en/of de raad van commissarissen. Er kan zelfs sprake zijn van een informatieasymmetrie, waarbij bepaalde aandeelhouders over meer informatie beschikken.
In dit artikel gaan wij in op de belangrijkste uitgangspunten met betrekking tot de informatievoorziening aan de aandeelhouders, en behandelen wij de praktische en juridische routes die gevolgd kunnen worden wanneer sprake is van een informatieachterstand.
1. Hoofdregel: informatie wordt verstrekt aan de algemene vergadering
Aandeelhouders hebben in de praktijk vaak vragen aan het bestuur van de vennootschap over het gevoerde beleid. Dat zijn vragen over bijvoorbeeld belangrijke investeringen, de financiële prestaties, het dividendbeleid of besluiten die kunnen leiden tot verwatering.
In het Nederlandse ondernemingsrecht geldt bij dergelijke vragen als vertrekpunt dat aandeelhouders voldoende informatie moeten krijgen om hun rechten zinvol te kunnen uitoefenen. Als uitgangspunt geldt dat alle aandeelhouders gezamenlijk geïnformeerd worden tijdens de algemene vergadering.
Dit uitgangspunt betekent niet dat de algemene vergadering recht heeft op een onbeperkte informatiestroom. Het bestuur mag grenzen stellen wanneer sprake is van een zwaarwichtig belang dat zich tegen informatieverstrekking verzet.
2. Wanneer bestaat er óók recht op informatie buiten de AvA?
Hoewel informatie in principe via de algemene vergadering als zodanig wordt verstrekt, kunnen bijzondere omstandigheden meebrengen dat een individuele (minderheids)aandeelhouder aanspraak heeft op aanvullende informatie buiten de algemene vergadering.
Een voorbeeld van een bijzondere omstandigheid is de zogenoemde “informatieasymmetrie”. Een informatieasymmetrie kan bijvoorbeeld aan de orde zijn wanneer sprake is van twee (meerderheids)aandeelhouders die ook bestuurder zijn, en één (minderheids)aandeelhouder die geen bestuurder is. In die situatie kan een informatieachterstand van laatstgenoemde ontstaan.
Betekent dit dat de aandeelhouder met een informatieachterstand de verlangde informatie altijd dient te ontvangen? Dat is niet per definitie het geval. Ook dan geldt dat een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich tegen informatieverstrekking kan verzetten. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn indien de verzoekende aandeelhouder werkzaam is bij een concurrent, of wanneer het verstrekken van de gevraagde feitelijke onderbouwing onevenredig belastend is voor de onderneming.
3. Praktische stappen: zo vergroot u de kans op informatie
a) Eerste stap: controleer contractuele afspraken
In de praktijk zijn afspraken over informatierechten vaak vastgelegd in een aandeelhoudersovereenkomst of afspraken rondom financiering en investeerdersrapportages. Die contractuele rechten kunnen ruimer zijn dan de wet en kunnen een directe basis geven om periodiek rapportages, budgetten, forecasts of specifieke documenten op te vragen.
b) Tweede stap: gebruik de algemene vergadering strategisch
De algemene vergadering is in beginsel het gremium waarin aandeelhouders informatie verkrijgen en vragen stellen. Als er een algemene vergadering aankomt, is het verstandig om binnen de geldende termijn te sturen op agendering van het onderwerp. Vraag daarnaast voorafgaand aan de algemene vergadering om relevante stukken.
Tijdens de vergadering zelf is het raadzaam om gerichte vragen te stellen aan het bestuur, en deze – samen met het antwoord – vast te laten leggen in de notulen.
Wanneer er (nog) geen algemene vergadering is ingepland kan het – afhankelijk van uw belang, het door u gehouden aandelenpercentage en de statutaire regeling – zinvol zijn een verzoek in te dienen tot bijeenroeping van de algemene vergadering.
c) Derde stap: vraag individueel om informatie als daartoe aanleiding bestaat
Het uitgangspunt is dat de informatievoorziening aan aandeelhouders in beginsel via de algemene vergadering loopt. In de praktijk kan het echter voorkomen dat er geen (of nauwelijks) algemene vergaderingen plaatsvinden of sprake is van een structurele informatieasymmetrie. In dat geval kan het raadzaam zijn het bestuur schriftelijk te verzoeken de informatie buiten de algemene vergadering te verstrekken.
d) Vierde stap: escaleer zorgvuldig waar nodig
Wanneer de gevraagde informatie desondanks niet aan u wordt verstrekt, is het verstandig om een duidelijke termijn te stellen waarbinnen de vennootschap alsnog dient te reageren.
Omdat informatieconflicten regelmatig vastlopen op de vrees dat bedrijfsgevoelige gegevens op straat komen te liggen of in een geschil worden gebruikt, kan het zinvol zijn om aan te geven dat u openstaat voor praktische waarborgen rond vertrouwelijkheid. U kunt daarbij denken aan het aanbieden van een geheimhoudingsovereenkomst of een vertrouwelijkheidsprotocol.
e) Vijfde stap: juridische routes
Wanneer overleg niet (meer) werkt zijn er verschillende juridische instrumenten waarmee u informatie kunt verkrijgen. Welke route het meest passend is, hangt af van uw doel. Soms is het primaire doel om informatie te krijgen gelegen in het weloverwogen uit kunnen oefenen van het stemrecht. In andere gevallen gaat het om het in kaart brengen van mogelijke schadelijke handelingen van het bestuur of uw medeaandeelhouders of zelfs de voorbereiding van een procedure tegen hen.
Een eerste route is de vordering tot inzage, afschrift of uittreksel op grond van artikel 194 Rv. Dit ziet op “gegevens” in brede zin, en dus niet uitsluitend op papieren stukken. In de praktijk vraagt dit om een voldoende concreet verzoek met een duidelijke toelichting op uw belang.
Een tweede stap is de voorlopige bewijsverrichting op grond van artikel 196 Rv. Als u overweegt een procedure te starten, kan het verstandig zijn om vooraf bewijs te verzamelen of veilig te stellen. Daarbij kan onder meer gedacht worden aan het horen van getuigen. Dit is vooral relevant als u vermoedt dat informatie wordt achtergehouden, als u signalen van onregelmatigheden wilt kunnen duiden, of als u eerst scherp wil krijgen wat er feitelijk is gebeurd voordat u definitieve processtappen zet.
Een derde route is de enquêteprocedure bij de Ondernemingskamer. Informatievoorziening en transparantie spelen in de enquête praktijk een belangrijke rol, met name in besloten verhoudingen waar de informatiepositie tussen aandeelhouders structureel ongelijk kan zijn. In een enquête kan de Ondernemingskamer een onderzoek gelasten en, als onmiddellijke voorziening, ingrijpen in de governance. Bijvoorbeeld door (tijdelijk) toezicht te organiseren of een onafhankelijke functionaris te benoemen. In de praktijk kan dat druk zetten op het verbeteren van communicatie en informatievoorziening en kan het een effectief middel zijn om de impasse te doorbreken.
4. Valkuilen en aandachtspunten
Een belangrijk punt in de praktijk is timing. Wacht wanneer mogelijk niet totdat er onomkeerbare besluiten zijn genomen, omdat het in de praktijk lastiger is om eenmaal genomen stappen terug te draaien dan om vooraf transparantie af te dwingen. Ook een duidelijke afbakening van het verzoek is cruciaal. Maak dus concreet welke informatie of stukken verlangd worden. Denk bijvoorbeeld aan een bepaalde maandrapportage inclusief cashflow-prognose of de notulen van een algemene vergadering van een specifieke datum.
Indien de vennootschap structureel weigert informatie te verstrekken, of wanneer sprake is van (i) een ingrijpende transactie (zoals een emissie met verwatering), (ii) verkoop van activa, (iii) situaties waarin een (mogelijk) tegenstrijdig belang aan de orde is, dan wel (iv) de vrees bestaat dat een informatieachterstand uw positie schaadt, is het veelal verstandig om juridische hulp in te schakelen zodat de meest geëigende strategie kan worden bepaald en het informatieverzoek zorgvuldig kan worden geformuleerd.
Het is daarbij van belang om uw informatieverzoek scherp te formuleren, de juiste route te kiezen en – waar mogelijk – het conflict op te lossen. Soms is een brief met de juiste juridische onderbouwing voldoende. In andere gevallen is snelheid geboden en is een procedure onvermijdelijk. In welk stadium u zich ook bevindt: Davids advocaten helpt u graag.
